82 % des publications Ifremer 2005-2010 en libre Accès sur Internet

En août 2005, Ifremer lançait Archimer, son Archive Institutionnelle. Archimer offre aujourd'hui un accès libre à plus de 7000 documents dans tous les domaines liés à l'étude des océans dont 82% des articles internationaux co-rédigés par l'Ifremer publiés entre 2005 et 2010.

Méthodologie

Ce bon résultat est lié à la forte implication du service de documentation de l'Ifremer dans le fonctionnement de cette archive. C'est en effet le personnel du service de documentation qui assure lui-même la mise en forme et l'enregistrement des publications dans Archimer. De plus, pour permettre l'enregistrement et la diffusion du plus grand nombre de publications, nous ne comptons pas uniquement sur des dépôts spontanés de la part des auteurs, mais nous procédons nous-mêmes aux veilles et collectes suivantes :
  • Toutes les semaines, nous repérons les publications rédigées ou co-rédigées par l'Ifremer dans la base de données Web of Science®,
  • Nous étudions ensuite la politique de chacun des éditeurs de ces publications à l'aide du site WEB Sherpa/Romeo. Si la politique de l'éditeur n'est pas déclarée, ni sur le site Sherpa/Romeo, ni sur son propre site WEB, nous contactons systématiquement l'éditeur pour lui demander l'autorisation d'enregistrer ces articles dans Archimer,
  • Si l'éditeur autorise l'auto-archivage de ses propres fichiers PDF (ex : EDP Sciences, The Company of Biologists...), nous télé-déchargeons nous-mêmes le fichier PDF correspondant à l'article considéré à partir du site de l'éditeur et nous l'enregistrons dans Archimer,
  • Si l'éditeur limite le droit d'auto-archivage au dernier draft de la publication, nous demandons au "corresponding" auteur cette version à l'aide d'outils automatisés développés par l'Ifremer. S'ils sont en mesure de nous fournir cette version, nous produisons nous-mêmes, à partir des fichiers envoyés, un fichier PDF que nous enregistrons dans Archimer.
  • Nous contactons les auteurs toutes les semaines afin de récupérer leurs publications. Un système de relance, également automatisé, nous permet de rappeler aux auteurs que nous attendons leur article pour l'enregistrer dans Archimer. Certains auteurs se montrent parfois agacés par ce système de relances (nous nous permettons jusqu'à 6 relances espacées dans le temps) mais généralement ce travail est très bien accepté.
  • Dans tous les cas, nous complétons la fiche de chacune des publications avec la version finale de l'éditeur que nous déposons avec une visibilité limitée à l'Intranet de l'Ifremer. De fait, Archimer contient le texte intégral de 100% des articles Ifremer publiés depuis l'année 2000.

Résultats

Depuis 2005, l'Ifremer a co-publié 2173 articles référencés dans la base Web Of Science®. Sur l'ensemble de ces publications, 1789 sont accessibles librement sur Internet à partir d'Archimer, soit près de 82%. L'ensemble des articles se répartit de la façon suivante :
  • 17% des articles ont été publiés chez des éditeurs qui autorisent l'auto-archivage des versions finales des articles,
  • 6% des articles ont été publiés chez des éditeurs qui interdisent encore toute forme d'auto-archivage,
  • 77% des articles ont été publiés chez des éditeurs qui limitent l'auto-archivage au dernier draft de la publication. Nous avons réussi à collecter 85% de ces "versions auteurs" pour les diffuser librement sur Internet.

Bilan

Cette méthode est, bien sûr, loin d'être parfaite, notamment, parce qu'elle est coûteuse en temps (ex : 1 journée de travail pour 10 publications). Par contre, elle nous permet d'obtenir un très bon taux de collecte des publications référencées dans les bases de données. En effet, ce temps à passer est nécessaire pour pallier, notamment :
  • Le manque de temps des auteurs.
  • Leur manque d'intérêt immédiat. Si la promotion du libre accès ne semble plus à faire auprès des physiciens pour qui ArXiv est devenu incontournable, ce n'est pas le cas pour les autres disciplines, et, par exemple, pour les sciences de la vie. Pour les scientifiques Ifremer de ces disciplines, qui utilisent majoritairement des bases comme le Web of Science® ou ScienceDirect®, les archives ouvertes ne sont pas encore des outils de travail.
  • leur manque de maitrise de l'outil informatique pour certains (c'est notamment vrai pour certains en sciences de la vie, majoritaires, à l'Ifremer). La réponse, ci-après, d'un scientifique à notre demande de son dernier draft est significative : "La version en question n'est pas diffusable (fichier très lourd, figures séparées du texte)"
  • Leur mauvaise connaissance des règles de copyright et la complexité de celles-ci.

Cette méthode présente, de plus, d'autres avantages, dont les suivants:

  • Les documents enregistrés sont optimisés pour permettre une meilleure visibilité sur le WEB (par exemple taille des fichiers pdf réduite, métadonnées renseignées de manière complète),
  • Ces contacts personnalisés avec les auteurs nous permettent de les sensibiliser plus rapidement aux aspects pratiques du mouvement Open Access et notamment à l'importance du dernier draft de leurs publications.

Perspectives

En 2010, l'Ifremer a lancé une nouvelle version d'Archimer qui répond au triple objectif de conservation, de valorisation et d'analyse bibliométrique non seulement des publications mais également de la littérature grise de l'Ifremer. Afin d'appuyer ce projet, la Direction de l'Ifremer a publié, en juillet de la même année, une obligation de dépôt.

Mais cette obligation de dépôt, si elle permet la centralisation de la littérature grise, ne permettra vraisemblablement pas d'augmenter le taux de publications en libre accès qui semble buter sur un seuil.

En effet, une partie des derniers drafts que nous n'arrivons pas à collecter correspondent à des co-publications avec d'autres organismes où la participation de l'Ifremer est minoritaire. Nos consignes n'y ont donc pas le même poids. Et il reste surtout une minorité d'articles publiés chez des éditeurs qui interdisent toujours toute forme d'auto-archivage. Pour tendre vers un idéal de 100% des publications en libre accès, il faudrait donc donner des instructions aux auteurs sur le choix des revues dans lesquelles ils publient, ce qui n'est pas envisagé pour l'instant.

Si nous doutons donc de pouvoir tendre davantage vers 100% de publications en libre accès, nous allons maintenir notre effort pour rester à ce niveau de collecte. Aujourd'hui, notre ambition porte d'avantage sur la centralisation de la littérature grise de l'Ifremer pour laquelle le service de documentation doit jouer un rôle essentiel dans la conservation et la valorisation.

Pour en savoir plus sur Archimer

Merceur Frederic, Le Gall Morgane, Salaun Annick (2011). La bibliométrie : un nouveau cap pour une archive institutionnelle. Caught in the "fishing net" of information 14th Biennal EURASLIC Meeting 17-20 May, 2011, Lyon, France. http://archimer.ifremer.fr/doc/00031/14253/

Merceur Frederic (2009). Functioning and use of an institutional repository. 35th IAMSLIC Conference and 13th Biennial EURASLIC Conference. http://archimer.ifremer.fr/doc/00000/6854/